Mandat for Rensåutvalget

Bakgrunn
Hålogaland krets av NSF har behov for et godt egnet leirsted som kan brukes til leirer, kurs og andre arrangementer. For å sikre at leirstedet oppfyller speidernes behov, både på kort og lang sikt, opprettes et utvalg som skal vurdere og utvikle planer for leirstedet.

Formål
Rensåutvalget skal sikre en bærekraftig og forsvarlig drift av Renså leirsted i tråd med dets formål og verdigrunnlag. Utvalget skal arbeide for å legge til rette for gode opplevelser for brukere og sikre en trygg, tilgjengelig og funksjonell infrastruktur.

Ansvarsområder
Utvalget skal:

• Kartlegge dagens bruk av leirstedet og fremtidige behov.
• Søke å finne gode løsninger for booking av leirstedet. Nettløsninger kan etableres feks via kretsens nettside når denne etableres.
• Vurdere nødvendige vedlikeholds- og utviklingstiltak.
• Utarbeide forslag til forbedringer innen infrastruktur, sanitærforhold og overnattingsmuligheter.
• Kalle inn gruppene til dugnader ved behov
• Sikre at leirstedet er miljøvennlig og bærekraftig.
• Ivareta økonomiske vurderinger og foreslå finansieringsløsninger.
• Sørge for at leirstedet er tilgjengelig og trygt for alle speidere.
• Rensåutvalget vil være ansvarlig for utarbeidelsen av nødvendige søknader til relevante myndigheter. Kretsstyret vil som eier stå som formell søker overfor myndighetene.
• Søker midler til tiltak for utvikling av leirstedet i samråd med kretsstyret.

Sammensetning og organisering
Rensåutvalget skal bestå av minimum ett medlem av kretsstyret samt medlemmer som representerer flere av speidergruppene i kretsen. Det bør inkludere personer med kompetanse innen økonomi, teknisk drift, administrasjon og leirstedsarbeid. Leder av utvalget velges av og blant medlemmene. Utvalget har mandat til å opprette arbeidsgrupper ved behov.

Møter og beslutningsprosesser
Utvalget skal møtes jevnlig og rapportere sitt arbeid til kretsstyret. Arbeidet skal baseres på dialog med brukerne av leirstedet og eventuelle samarbeidspartnere. Vedtak fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

Økonomi og rapportering
Utvalget forvalter leirstedets økonomi i tråd med budsjett og retningslinjer fastsatt av kretsstyret. Det skal utarbeides årsrapport med regnskap og aktivitetsrapport som fremlegges for kretstinget.

Evaluering og revisjon
Mandatet skal evalueres og revideres ved behov, minst hvert 2 år, for å sikre at det fortsatt er relevant og hensiktsmessig

Kunnskaprsoverføring
Rensåutvalget skal sørge for at nye medlemmer av utvalget blir gitt god informasjon om driften av leirstedet. Kunnskapsformidlingen skjer som et minimum gjennom langtidsplan og årsrapporter.